Von der Individualententwicklung zur SaaS-Branchenlösung

Die Herausforderung

Die Bonusabrechnung ist ein zentraler Geschäftsprozess für den Europa Möbel-Verbund.
Grundlage der Abrechnung sind mehr als 1.000 zentralregulierte Lieferanten und über
10.000 Konditionen pro Jahr. Die daraus resultierenden Bonuszahlungen werden
anschließend an die berechtigten Mitglieder ausgeschüttet. Neben den monatlichen
Abrechnungs- und Ausschüttungsläufen erfolgen jährliche Endabrechnungen.

Eine Besonderheit des EMV-Modells sind die monatlichen Abschlagszahlungen. Ein Teil der
Bonusgelder wird bereits unterjährig an die Mitglieder ausgezahlt und trägt so dazu bei, deren
Liquiditätsrisiko zu reduzieren. Entsprechend wichtig ist ein verlässlicher und wirtschaftlicher
Abrechnungsprozess.

Digitalisierung – aber zunehmend aufwendig im Betrieb 

Bereits vor der Einführung von BONSAI war der EMV in puncto Digitalisierung gut aufgestellt.
Konditionen und Bonusvereinbarungen wurden und werden bis heute im EMV-Intranet
verwaltet. Die Daten wurden über Schnittstellen weitergegeben, Belege wurden automatisiert
erstellt und digital bereitgestellt. Für die eigentliche Bonusabrechnung gegenüber den
Lieferanten und die anschließende Ausschüttung an die Mitglieder kam jedoch eine individuell
entwickelte Anwendung zum Einsatz, die von einem externen Dienstleister bereitgestellt und
betreut wurde.

Warum ein funktionierendes System trotzdem zum Handlungsfeld wurde

Fachlich erfüllte diese Lösung ihre Aufgabe zuverlässig. Mit den Jahren stiegen jedoch die
Betriebs- und Wartungskosten, während das notwendige technische Wissen sich auf wenige
Spezialisten beim externen Dienstleister konzentrierte. Besonders deutlich wurde diese
Abhängigkeit bei Auffälligkeiten. Zwar konnte das Bonusteam die Abrechnung selbst
anstoßen, für weitergehende Analysen und Korrekturen war jedoch häufig Unterstützung von
außen erforderlich. Bei einem für das Geschäftsmodell des EMV so zentralen Prozess sollte
diese Abhängigkeit langfristig reduziert werden.

Der Handlungsbedarf lag somit nicht in einer schnelleren oder genaueren Bonusabrechnung.
Vielmehr wollte der EMV den bereits hohen Digitalisierungsgrad auf eine wirtschaftlichere und
langfristig tragfähigere technologische Basis stellen, um die laufenden Kosten zu senken, die
Abhängigkeit von externem Spezialwissen zu verringern und dem eigenen Bonusteam mehr
Handlungsspielraum zu geben.

Die Lösung BONSAI

Mit BONSAI setzt der EMV bei der Bonusabrechnung für über 1.000 Lieferanten sowie der
anschließenden Ausschüttung an seine Mitglieder auf eine moderne SaaS-Branchenlösung.
Die Verwaltung der Konditionen und Bonusvereinbarungen erfolgt hingegen weiterhin im EMV
Intranet. Auf dieser Grundlage übernimmt BONSAI die Bonusabrechnung und berücksichtigt
dabei die spezifischen Ausschüttungsstrukturen des Verbunds.

Wenn Standardsoftware individuelle Anforderung erfüllt

Eine zentrale Anforderung des EMV bestand darin, sein über Jahrzehnte gewachsenes
Bonusmodell mit sechs anspruchsvollen Konditionsarten in BONSAI abzubilden. Die
Umsetzung erfolgte weitgehend im Softwarestandard, mit gezielten Anpassungen an den
Stellen, an denen es das Geschäftsmodell erforderte. Gleichzeitig unterstützte die IBB den
EMV dabei, bestehende Strukturen zu hinterfragen und sie sinnvoll zu vereinfachen. So
entstand eine Lösung, die individuelle Anforderungen mit den wirtschaftlichen Vorteilen einer
Standardsoftware verbindet.

Die Entscheidung für BONSAI hatte eine besondere Vorgeschichte: Der EMV hatte die Lösung
bereits vor mehr als zehn Jahren geprüft und sich damals bewusst für die eigene
Individualentwicklung entschieden. Inzwischen hat sich BONSAI deutlich weiterentwickelt
und sich bei Handelsketten und Verbundgruppen etabliert. Die Empfehlung erreichte den EMV
über den Bundesverband Kooperierender Mittelstand (BKM). Im relevanten Segment sah der
EMV keine vergleichbare Alternative.

BONSAI im Arbeitsalltag: klar. nachvollzihbar, eigenständig

Im Tagesgeschäft nutzt das Bonusteam vor allem die Funktionen „Reporting” und
„Datenabgleich”. Die moderne Oberfläche und die klaren Strukturen erleichtern den Zugriff
auf die benötigten Informationen. Über die OPI-Datenschnittstelle lassen sich sämtliche
Berechnungsschritte je Beleg bis zur einzelnen Berechnungsstufe nachvollziehen. Das
BONSAI Partner Portal für Lieferanten ist ein zentraler zusätzlicher Service, der die
Umsatzmeldung automatisiert einholt und die Grundlage für die Abrechnung einzelner
Konditionsarten liefert. Drei Personen arbeiten täglich mit BONSAI, weitere Kolleginnen und
Kollegen nutzen das System für Reporting und Administration. Wer das EMV-Bonusmodell
kennt, findet sich dank der klaren Strukturen und der modernen Oberfläche gut in BONSAI
zurecht.

Zwei Teams, ein gemeinsames Ziel

Die enge Zusammenarbeit war ein wichtiger Erfolgsfaktor: IBB Senior Consultant
Marion Lavicka und die Teams aus EMV-Anwendungsentwicklung und Bonusmanagement
verbanden Produktwissen mit tiefem Prozessverständnis. Besonders wertvoll war die
Beratung von IBB, die über die technische Umsetzung hinaus konkrete Ansätze zur fachlichen
Vereinfachung aufzeigte.

Das Ergebnis

Der wirtschaftliche Effekt ist eindeutig messbar: Die laufenden Kosten für den Betrieb und die
Weiterentwicklung der Bonusabrechnung haben sich nahezu halbiert. Gemessen an der
jährlichen Einsparung hatte sich die Investition in die Umstellung nach etwa 13 Monaten
amortisiert, selbst bei konservativer Betrachtung also deutlich unter zwei Jahren.

Weniger Systemerhalt, merh Investition im Fachlichkeit

Gleichzeitig hat sich auch verändert, wofür das Budget eingesetzt wird. Im Altsystem floss ein
großer Teil des Budgets in den Systemerhalt, Consulting, Projektmanagement, Bugfixing und
Wartung. Heute fließt der Aufwand für die Weiterentwicklung nahezu vollständig in
Fachfunktionen, die von den Abteilungen tatsächlich benötigt werden. Das ist besonders
relevant für den EMV, da die Bonusgelder treuhänderisch für die Mitglieder verwaltet werden.
Ein wirtschaftlicher Betrieb bedeutet, dass mehr bei den Mitgliedern ankommt.

Was hat sich für Team und Mitglieder konkret verändert?

Auch die Rolle des Bonusteams hat sich verändert. Auffälligkeiten können heute intern
geprüft, nachvollzogen und korrigiert werden. Die Fachabteilung kann Berechnungen selbst
recherchieren und im System eingreifen, anstatt ein Entwicklungsticket zu erstellen, das
Wartezeit, Abstimmungsaufwand und externe Kosten verursacht. Die Bearbeitungs- und
Durchlaufzeit selbst war und ist dagegen kein Engpass, da sie bewusst im vereinbarten
Rahmen blieb.

Für die Mitglieder wurden zudem mehrere Konditionsarten auf einem Beleg gebündelt.
Details zu Ausschüttungen und Belegen stehen über dynamische Masken im Self-Service
Bereich des Händler-Intranets zur Verfügung. Dadurch erhalten die Mitglieder weniger
Einzelbelege, ohne auf Informationen verzichten zu müssen. Außerdem sind die Rückfragen
an das Bonusteam spürbar zurückgegangen.

Die Umstellung erfolgte bei durchgehend verlässlicher Bonusabrechnung. Alle Zahlungen
wurden pünktlich und wirtschaftlich korrekt ausgeführt. Der Wechsel verlief für Lieferanten
und Mitglieder ohne spürbare Unterbrechung.

Eine Entscheidung von gestern muss heute nicht mehr die richtige sein

Für Unternehmen, die eine vergleichbare Entscheidung vor Jahren getroffen haben, lautet das
Fazit des EMV: „Prüfen Sie erneut!“ Während sich Standardlösungen weiterentwickeln,
können Individualentwicklungen über die Jahre teurer werden und von wenigen Spezialisten
abhängig sein. Eine frühere Entscheidung kann richtig gewesen sein, muss aber nicht
dauerhaft richtig bleiben.

BONSAI für Bonus-, Konditions- und Einkaufsmanagement

Die IBB Adaptive Solutions GmbH entwickelt spezialisierte Softwarelösungen für das Bonus-, Konditions- und
Einkaufsmanagement. Als Teil der proLogistik Group unterstützt IBB Unternehmen und Verbundgruppen
dabei, komplexe Konditionsmodelle effizient zu steuern und ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu
digitalisieren.
Eine Software-Lösung der IBB Adaptive Solutions GmbH · Mitglied der proLogistik Group.