Automatisierte Bonusabrechnung entlastet Controlling, Handelspartner und Lieferanten

Die Contract Company Services GmbH & Co. KG ist die marktführende Einkaufs- und Service-Allianz für inhabergeführte Fach-, Holz- und Einzelhändler im Segment Bau. Die Contract Company vermittelt zwischen knapp 80 Gesellschaftern und über ca. 800 Lieferanten in Deutschland und Österreich. Um bei der großen Anzahl an Standorten und Zulieferern die besten Einkaufskonditionen zu berechnen und die zeitgerechte automatische Bonusabrechnung und -ausschüttung zu garantieren, setzt die Contract Company seit 2018 auf die Software BONSAI von IBB. Trotz des raschen Wachstums spart die Einkaufsgesellschaft seit der Einführung von BONSAI viel Zeit bei der Bearbeitung des Konditionenmanagements und minimiert zudem Fehler.

Die Unternehmensstruktur der Contract Company ist seit ihrer Gründung 2006 immer komplexer geworden: So werden laufend neue Gesellschafter und Lieferanten dazugewonnen, was
einen rapiden Anstieg der Einkaufsvolumina mit sich brachte. Für das Konditionenmanagement kamen vor der Einführung von BONSAI unterschiedliche manuelle Systeme zum Einsatz. Das bedeutete: Verschiedene Excel-Tabellen mussten händisch bestückt werden, was Auswertungen und Abrechnungen besonders zeitaufwendig und fehleranfällig machte. Im Jahr 2017 war dann die Kapazitätsgrenze erreicht, eine neue Lösung musste her. „Wir haben uns nach einer Software umgeschaut, die alles aus einer Hand bietet: Konditionenmanagement, Bonusabrechnung, Bonusausschüttung. Besonders wichtig war uns, dass die Software alle Daten automatisch und revisionssicher verarbeitet. BONSAI von IBB hat uns überzeugt und ist seit 2018 fester Teil unseres Arbeitsalltags“, so Dirk Gibowsky, Geschäftsführer der Contract Company.

ZEITNAHE BONUSAUSSCHÜTTUNG, AUCH BEI SCHNELLEM WACHSTUM

Gudrun Schleyer, Hauptverantwortliche für das Controlling bei der Contract Company, arbeitet tagtäglich mit BONSAI und weiß aus erster Hand, welche Erleichterungen der Umstieg brachte: „BONSAI von IBB schafft einen transparenten Überblick über alle Konditionen. Wir sehen immer, wo wir nachverhandeln oder unsere Einkaufsvolumina anpassen müssen, um die besten Konditionen für unsere Gesellschafter zu erhalten“, so Schleyer.
„Besonders freut uns, dass wir Boni jetzt zeitnah und auch unter dem Jahr ausschütten können, ein großer Mehrwert für unsere Gesellschafter. Früher war die Bonusausschüttung aufwandsbedingt nur am Jahresende möglich.“ Seit der Einführung von BONSAI ist die Unternehmensstruktur weiter gewachsen.
Es sind zwölf neue Gesellschafter dazugekommen, zu denen etwa 50 Standorte gehören. „Trotz unseres raschen Wachstums behalten wir dank BONSAI von IBB immer den Überblick und können unseren Gesellschaftern weiterhin den besten Service garantieren“, sagt Schleyer.

ENTLASTUNG DER LIEFERANTEN DURCH DAS BONSAI PARTNER PORTAL

Die meisten Lieferanten der Contract Company nutzen das BONSAI Partner Portal, das den sicheren und effizienten Datenaustausch zwischen Handelspartnern ermöglicht. „Unsere Kunden können intuitiv und mit wenig Aufwand Umsatzmeldungen von jedem Lieferanten anfordern. Die Eingabeoberfläche wird für jeden Lieferanten spezifisch optimiert und die Umsatzdaten werden automatisch dem richtigen Standort zugeordnet“, erklärt Robert Schellander, Leitung Supportteam von IBB Adaptive Solutions. „Das Festhalten der Umsatzzahlen für die Lieferanten bedeutete vor dem Umstieg enorm viel Aufwand. Das BONSAI Partner Portal beschleunigt diesen Prozess und wir bekommen viel positives Feedback für die einfache Anwendung“, so Gudrun Schleyer. Die Gesellschafter profitieren unter anderem auch von transparenten Detailabrechnungen, die auch umfangreiche Datenmengen klar und strukturiert abbilden.

VORBILDLICHER KUNDENSUPPORT UND LAUFENDE WEITERENTWICKLUNG DER SOFTWARE

Die Contract Company hat sich mehrere Lösungen angeschaut, bevor sie sich für BONSAI von IBB entschieden hat. „Keine andere Software konnte so individuell auf unsere Anforderungen zugeschnitten werden. Die IBB hat unsere komplexe Unternehmensstruktur und die damit verbundenen Herausforderungen sofort verstanden. Damit war das erste Beratungsgespräch auch bereits ausschlaggebend für unsere Entscheidung“, erinnert sich Jannik Schwarz-Ewert, Assistent der Geschäftsführung bei der Contract Company. Besonders zufrieden zeigen sich die Verantwortlichen auch mit dem laufenden Service der IBB. „Bei dringenden Anfragen bekommen wir sofort einen Ansprechpartner zugeteilt. Wenn sich bei uns etwas verändert, kann BONSAI von IBB problemlos und niederschwellig weiterentwickelt und an die neuen Bedingungen angepasst werden“, so Schwarz-Ewert abschließend.

Über Contract Company:

Entstanden ist die Contract Company aus dem Zusammenschluss von acht Hagebau-Gesellschaftern, die 2000 die regionale Einkaufsallianz Nord-Ost-Verbund (N.O.V.) gründeten. Bereits drei Jahre später kooperierten die Allianzen N.O.V und BHP (Baustoffhandelspartner) und gründeten 2004 die Contract Company GmbH & Co. KG. Mit der Neugründung einer Holding entstand 2006 schließlich die Contract Company in ihrem heutigen Sinne.
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