„Unsere Gesellschafter müssen wettbewerbsfähig bleiben – das sicherzustellen ist eine unserer Hauptaufgaben. Wir garantieren ihnen zentral die besten Konditionen für Einrichtungsgegenstände bei unseren über 1000 Lieferanten. Zusätzlich unterstützen wir unsere Mitglieder auch bei Marketingmaßnahmen und Digitalisierung. Wir bieten Dienstleistungen an, die für mittelständische Unternehmen alleine kaum zu schaffen sind“, sagt Ralf Hausmann, kaufmännischer Leiter bei VME. Durch das rasche Wachstum der VME in den letzten Jahren und die immer komplexer werdende Unternehmensstruktur hat das alte System für Konditionenmanagement und Bonusabrechnung seine Kapazitätsgrenzen erreicht. „Unser vorheriges System hat funktioniert, aber die Technik war in die Jahre gekommen und eine Weiterentwicklung erschien uns zu aufwändig. Wir wollten mehr Datentransparenz und Flexibilität schaffen. Die eigenprogrammierte Software komplett umzubauen ist um einiges riskanter als ein neues System einzuführen.

Konditionenmanagement – schnell, flexibel und fehlerfrei

Früher hat die VME viel Zeit mit Korrekturen verbracht, die auf allen Seiten sehr viel Aufwand erzeugt haben. enormen Aufwand bedeuteten. „Das Problem vieler Systeme ist, dass grundsätzlich mehr Fehler passieren, wenn Daten manuell oder mit veralteten Systemen verarbeitet werden. Mit BONSAI wollten wir eine Lösung schaffen, die weniger fehleranfällig ist. Zudem sollen Korrekturen schnell von der Hand gehen und keinen großen Aufwand mehr bedeuten. Das ist bei Unternehmen mit komplexen Strukturen wie der VME besonders wichtig“, sagt Christian Zeidler, Geschäftsführer der IBB Adaptive Solutions. Ein weiterer Grund für den Umstieg war für die VME, dass sich die Anforderungen des Marktes in den letzten Jahren verändert haben. So erwarteten sich die Gesellschafter raschere Bonusausschüttungen. Diese konnte die VME bisher wegen des hohen Aufwands nur am Ende eines Kalenderjahres durchführen. „Wir arbeiten mit etwa 1,6 Milliarden Euro Einkaufsvolumina jährlich. Ein zweistelliger Prozentsatz davon sind sogenannte Nachlaufkonditionen. Mit BONSAI von IBB können wir die Boni monatlich an unsere Gesellschafter ausschütten. Das wäre ohne BONSAI von IBB ein Aufwand, der nicht zu bewältigen wäre“, so Hausmann.

Zufriedene Gesellschafter und Lieferanten

Die Gesellschafter und Lieferanten freuen sich außerdem über transparentere sowie besser strukturierte Rechnungen und Belege. „Wir bekommen viel positives Feedback, da die Rechnungen und Belege, die wir an unsere Lieferanten und Gesellschafter ausstellen, viel besser verständlich sind. Alle Daten sind transparent und revisionssicher“, so Hausmann. „Das lässt uns nach außen hin professioneller wirken, unsere Gesellschafter und Lieferanten sind zufriedener. Das ist uns am Ende das Wichtigste.“

Service auf Augenhöhe

„Beim ersten Beratungsgespräch war uns bereits nach zehn Minuten klar: BONSAI von IBB kann genau das, was wir brauchen, und deckt alles ab, was wir optimieren möchten“, so Hausmann. „Herr Zeidler von der IBB ist uns auf Augenhöhe begegnet. Es wurden nicht einfach technische Details aufgelistet, die Lösung wurde uns praxisnah und mit Bezug zu unserem Arbeitsalltag präsentiert.“ Mit der laufenden Beratung ist die VME besonders zufrieden und lobt vor allem, wie schnell und unkompliziert Anpassungen an der Software vorgenommen werden können. „Bei unserer alten Lösung war jede Änderung mit großen Risiken verbunden – jetzt können wir dem Know-how der IBB vertrauen und wissen, dass unsere Wünsche zeitnah und risikofrei umgesetzt werden“, sagt Hausmann. „Der Support bei der IBB ist vorbildlich und haben wir in der Form bisher nirgendwo anders erlebt. Das gesamte Team ist kompetent, wir warten nie lange auf Rückmeldungen und bekommen lösungsorientierte Unterstützung.“