Update aus der BONSAI Welt (01/2026)
Unternehmens-NEWS
Im Oktober haben wir die Geschäftsführung der IBB neu aufgestellt und freuen uns, dass Gunnar Brichenfrid die operative Verantwortung übernommen hat. Mit seiner langjährigen Erfahrung in Projektmanagement und Consulting prägte er den Aufbau des Consulting-Teams und des Qualitätsmanagements bei der IBB. Dieser Schritt unterstreicht unser Bekenntnis zu Kontinuität und einer langfristigen Ausrichtung auf nachhaltiges Wachstum, hohe Qualität und den bestmöglichen Kundennutzen.
Im Zuge dessen wurden frei gewordene Führungspositionen bewusst intern besetzt:
- Andreas Webley übernimmt die Leitung des Consulting-Teams und bringt langjährige Erfahrung im Projektmanagement, ERP- und BONSAI-Consulting ein.
- Katrin Amtmann verantwortet künftig das Entwicklungsteam und verfügt über jahrelange Erfahrung in der Entwicklung zentraler Softwarekomponenten von BONSAI.
Diese personellen Entscheidungen schaffen kurze Entscheidungswege und eine starke Basis für weiteres Wachstum. Wir freuen uns darauf, unseren Kunden auch künftig messbaren Mehrwert zu liefern.
VERANSTALTUNGEN / MESSEN
Am 10. und 11. Februar nehmen wir am ServiCon Future Campus “Service im Verbund” in Wuppertal teil. Dort geben Mitglieder und Partner der Servicon exklusive Einblicke in die Strategien und Trends, die den Handel bis 2030 und weit darüber hinaus prägen werden.
Produkt-NEWS
BONSAI 14 – Ihr Upgrade im Jahr 2026
Mit BONSAI 14 haben wir einen wichtigen technologischen Meilenstein erreicht. Bereits im vergangenen Jahr konnten wir das Upgrade bei vielen Bestandskunden erfolgreich durchführen und zugleich neue Kunden mit BONSAI 14 in Betrieb nehmen.
Auf Basis dieser positiven Erfahrungen bieten wir nun allen weiteren Bestandskunden die Möglichkeit, im Jahr 2026 auf BONSAI 14 zu wechseln.
Ihre Vorteile mit BONSAI 14:
Nahtloses Upgrade: BONSAI 14 ermöglicht eine reibungslose Migration inklusive aller Daten aus Ihrer bestehenden BONSAI R13 Umgebung.
Cloud-optimierte Architektur: Die neue Version wurde gezielt für den Einsatz in der Cloud entwickelt und bietet deutliche Vorteile in Bezug auf Performance, Sicherheit und Skalierbarkeit.
Höherer Automatisierungsgrad: Durch die Reduktion manueller Prozessschritte werden Abläufe effizienter und fehleranfällige Tätigkeiten minimiert.
Verbesserte Usability und neue Funktionen: Eine modernisierte Benutzeroberfläche sowie zusätzliche Features unterstützen Ihre Teams im Tagesgeschäft und steigern die Produktivität.
Gerne informieren wir Sie zum Upgrade-Ablauf und dem besten Zeitpunkt. Sprechen Sie uns an – wir begleiten Sie strukturiert zu BONSAI 14.
E-Rechnung direkt aus BONSAI
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Umfeld E‑Rechnungen ausstellen – Papier- oder einfache PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig. Diese gesetzliche Verpflichtung erfordert eine rechtzeitige technische und organisatorische Umsetzung.
Mit BONSAI sind Sie bereits heute gut vorbereitet: Für Abrechnungs- und Ausschüttungsprozesse unterstützt BONSAI die E-Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard. Das Modul erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und ermöglicht zugleich eine durchgängig digitale und effiziente Rechnungsverarbeitung.
Die ZUGFeRD E-Rechnung folgt dem bewährten BONSAI-Prinzip: Der rechtlich relevante Beleg wird über das Deckblatt abgebildet und enthält alle steuerlich relevanten Angaben (Netto-, Steuer- und Bruttobeträge je Steuerart) sowie die vollständigen Sender- und Empfängerinformationen inklusive Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Diese Daten sind auch im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten; erläuternde Aufschlüsselungen im Anhang gehören nicht zum formellen Beleg und sind somit auch nicht Teil der strukturierten Daten.
Gerne begleiten wir Sie bei der Einführung der E-Rechnung in Ihrem BONSAI-System. Sprechen Sie uns an und stellen Sie Ihre Rechnungsprozesse frühzeitig gesetzeskonform auf.
NEUE FEATURES UND FUNKTIONEN IN BONSAI
In den letzten Monaten haben wir BONSAI 14 kontinuierlich weiterentwickelt und viele neue Funktionen ergänzt. Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten neuen Features.
Übernehmen von Konditionen aus der Planung
Mit der neuen Funktion „Übernahme eines Planungsszenarios“ können Konditionen aus einem Planungs-Szenario direkt in operative Konditionen für die Abrechnung übertragen werden – typischerweise nach Vertragsabschluss oder Verhandlung mit dem Lieferanten.
Die Funktion ist direkt in den Jahreswechselprozess integriert und ermöglicht es, diesen vollständig über die Planung zu steuern – inklusive Anpassung, Vertragserstellung und Freigabe der Konditionen. Bestehende Konditionen werden automatisch aktualisiert, neue Konditionen erstellt, und alle Schritte werden protokolliert, sodass jede Änderung jederzeit nachvollziehbar ist.
Schneller auswählen: Neue „Alle Auswählen“-Funktion
An allen Stellen, wo man mehrere Elemente auswählen kann, gibt es jetzt die Funktion “Alle Auswählen”. Damit werden alle Elemente, die derzeit aufgrund von Sucheinschränkungen oder Filtern angezeigt werden, in die Selektion übernommen.
Gutschriftenliste: Neue Filter und mehr Übersicht
Die Gutschriftenliste wurde um praktische Funktionen erweitert: Abrechnungszeiträume lassen sich jetzt anzeigen und filtern, optional kann die Lieferantenwährung eingeblendet werden.
Filterergebnisse sind dank Mehrfachauswahl im Status schneller einsehbar, und im Summenbereich werden Währungen sowie Teilergebnisse je Status für alle gefilterten Gutschriften angezeigt. Ein neuer Belegfilter „Gutschrift-/Rechnungserfassung“ zeigt gezielt erstellte Belege.
Diese Erweiterungen machen die Auswertung transparenter, flexibler und effizienter.
Mehrfach-Freigabe von Konditionen
Bei Bedarf lässt sich die Konditionsfreigabe so konfigurieren, dass mehrere Konditionen gleichzeitig in der Konditionsliste freigegeben werden können. Nach der Freigabe erhalten Sie eine Übersicht aller erfolgreich bestätigten Konditionen.
Dies ist besonders hilfreich, wenn bei einem Lieferanten viele ähnliche Konditionen für unterschiedliche Artikel vorliegen.
Neue Mahnungsstatus in BONSAI
Es wurden zwei neue Status im Mahnungsprozess eingeführt:
Mahnsperre: Verhindert weitere Mahnungen für einen Beleg. Der Lieferant erhält keine zusätzlichen Mahnungen per E-Mail.
Nicht einbringlich: Kennzeichnet eine Forderung als nicht einbringlich, während sie weiterhin als offene Forderung angezeigt wird. Dieser Status wird nach Abschluss des Mahnprozesses gesetzt, wenn die Forderung beispielweise wegen Insolvenz nicht einbringbar ist.
NEUE FEATURES IM BONSAI PARTNER PORTAL
Neues Modul: News & Informationen
Mit dem neuen Modul „News & Informationen“ können Sie ab sofort gezielt Neuigkeiten und wichtige Informationen an Lieferanten und Organisationen kommunizieren – für mehr Transparenz und effizientere Zusammenarbeit.
Gezielter Versand: Nachrichten können selektiv an bestimmte Lieferanten oder Organisationen gesendet und bei Bedarf angepasst werden.
Flexible Zustellung: Nachrichten erscheinen im Portal und optional per E-Mail. Mit „Wichtig“-Markierung erhöhen Sie Sichtbarkeit und Priorität.
Anhänge: Dateien wie PDFs oder Excel-Dokumente können direkt mitgesendet und heruntergeladen werden.
Lesestatus-Tracking: Sie sehen, welche Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben, für mehr Transparenz und Nachverfolgung.
Umsatzmeldungen jetzt für alle Nutzer des Lieferanten einsehbar
Bisher konnten Nutzer der Lieferanten im BONSAI Partner Portal nur ihre eigenen Umsatzmeldungen sehen. Ab sofort ist es optional möglich, alle Meldungen desselben Lieferanten einzusehen – für den gesamten Mandanten und alle Lieferanten im System. Dies ist insbesondere bei Wechsel von Verantwortlichkeiten oder Urlaubsvertretungen nützlich.
Wenn Sie die genannten Features nutzen möchten, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren, laden wir Sie herzlich ein, sich mit dem IBB Consulting Team in Verbindung zu setzen oder unseren BONSAI Support zu kontaktieren.
Wir stehen bereit, um Sie bei der Aktivierung und Konfiguration dieser Funktion zu unterstützen und Ihnen dabei zu helfen, das volle Potenzial von BONSAI in Ihrem Konditionenmanagement auszuschöpfen.
