Update aus der BONSAI Welt (1/2024)
Veranstaltungen
Rückblick proLogistik Expert Days
Am 16. und 17. Oktober 2023 fanden in Dortmund die proLogistik Expert Days statt. Erstmalig war auch die IBB, als Teil der proLogistik Gruppe, mit an Bord. Zahlreiche Teilnehmer aus den Bereichen Handel, Spedition und Lager-Logistik zeigten Interesse an den speziellen Branchenlösungen für das Konditionenmanagement und die Abrechnung auf Basis von BONSAI. Auch das Zusammenspiel von BONSAI mit den anderen Lösungen der proLogistik Group wurde erstmalig präsentiert. Wir freuen uns über das rege Interesse an BONSAI in diesem teils neuen Kundenkreis und sind bereits gespannt auf die neuen Projekte, welche sich aus den zahlreichen Gesprächen ergeben.
ServiCon Future Campus
Vertreter der IBB nahmen am 13. und 14. September 2023 am ServiCon Future Campus in Bonn teil, um aktuelle Themen im Bereich Recht, Risiko und Finanzen bei Verbundgruppen zu diskutieren und sich mit Fachexperten auszutauschen. Des Weiteren war die IBB am 21. und 22. November 2023 in Hamburg beim ServiCon Future Campus präsent, um innovative Ansätze und Lösungen in der Mitgliederberatung vorzustellen und mit Branchenkollegen zu erörtern. Viele Erkenntnisse aus den Gesprächen fließen in die weitere Gestaltung und Entwicklung von BONSAI ein.
Produktnews
Interaktives Reporting: Lieferanten Dashboard
Die IBB Adaptive Solutions GmbH freut sich, eine bedeutende Erweiterung in der BONSAI Softwarelösung anzukündigen: Das interaktive Reporting direkt in der BONSAI Oberfläche. Diese Funktion wurde entwickelt, um unseren Nutzern einen schnellen und effizienten Überblick über die Konditionen, Umsätze und Erträge je Lieferant zu ermöglichen.
Mit dieser neuen Reporting-Funktion können Anwender nun direkt in der BONSAI-Oberfläche auf dynamische und interaktive Berichte zugreifen, die in Echtzeit aktualisierte Informationen bieten. Dies ermöglicht es den Nutzern, ohne Umwege oder zusätzliche Tools, tiefgreifende Analysen und Auswertungen direkt in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld durchzuführen.
Die Erweiterung des interaktiven Reportings in BONSAI unterstreicht unser Engagement für kontinuierliche Innovation und die Bereitstellung von Tools, die die Effizienz und Produktivität unserer Kunden steigern. Anwender profitieren von einer intuitiven Benutzeroberfläche, die es ermöglicht, komplexe Datenmengen leicht zu überblicken und Geschäftsentscheidungen mit einer fundierten Datengrundlage zu treffen.
Diese Entwicklung ist ein weiterer Schritt der IBB, um die digitale Transformation im Konditionenmanagement zu fördern und unseren Kunden dabei zu helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Gerne erarbeiten unsere Consultants mit Ihnen ein Konzept zur optimalen Darstellung der Umsatz und Ertragsdaten jedes Lieferanten. Die neuen Funktionen des interaktiven Lieferanten-Dashboards stehen im Rahmen eine Lizenzerweiterung zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an, sollten Sie die Funktion in Ihrem Testsystem evaluieren wollen!
Pflicht zur E-Rechnung (B2B) in Deutschland ab 2025
Die IBB arbeitet aktiv an der Implementierung der Unterstützung für die B2B E-Rechnung innerhalb unserer BONSAI Softwarelösung, um der ab 2025 in Deutschland geltenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich gerecht zu werden.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden eine nahtlose, effiziente und gesetzeskonforme Abwicklung elektronischer Bonusabrechnung zu ermöglichen, um den administrativen Aufwand zu minimieren und die Prozesseffizienz zu maximieren.
Dem aktuell vorliegenden Gesetzesentwurf zur E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze nach, ist mit Übergangsregelungen und unterschiedlichen Fristen für die Einführung zu rechnen. Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen akzeptieren, eine besondere Zustimmung zum Empfang in diesem Format ist nicht mehr erforderlich. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben jedoch noch bis 31.12.2026 zulässig.
Eine „echte“ E-Rechnungspflicht ist erst zum 01.01.2027 geplant, da ab diesem Zeitpunkt nur noch elektronische Rechnungen versendet werden dürften. Zu einem zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2026 ausgeführten Umsatz kann statt einer E-Rechnung auch eine Rechnung auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden (§ 27 Abs. 39 Satz 1 Nr. 1 UStG-E).
Wir halten Sie auf dem Laufenden und werden im Laufe des Jahres auch Workshops und Webinare anbieten, um die Umstellung der BONSAI Abrechnung und Ausschüttung auf E-Rechnung optimal vorzubereiten.
proLogistik Hardware Lösungen
Als Teil der proLogistik Gruppe freuen wir uns, Ihnen Lösungen aus allen Bereichen der Unternehmensgruppe vorstellen zu können: Im Bereich “Hardware” bietet die proLogistik in der gesamten DACH-Region innovative Hardware-Technologien an.
Das Leistungsspektrum der Hardware-Sparte von proLogistik umfasst Endgeräte für alle Anwendungsbereiche der Logistik, Netzwerktechnik und zahlreiche Services. Die wesentlichen Bereiche sind dabei:
- Entwicklung und Produktion individueller Hardware-Lösungen,
- sowie Hardware-Beratung
- Hardware Service Konzepte und Mobile Device Management Software
- lokale Reparatur-Zentren
- Hardware-Mietlösungen inkl. Services und Support (Hardware as a Service)
Alle Bedürfnisse des Transportmanagements, des Warehouse-Management und der Logistik werden dabei unterstützt. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne unter office@ibb-as.com, wir leiten Ihre Anfrage an die Ansprechpartner in unserer Gruppe weiter.
Neue Funktionen und Features in den aktuellen BONSAI Releases
Erweiterung der Artikelpreiskalkulation um Bestellmengen und Mengenumrechnung
Um die Flexibilität und Genauigkeit bei der Berechnung von Artikelpreisen weiter zu verbessern, haben wir die Kalkulation um den neuen Input-Parameter „Menge“ erweitert. Dieser Parameter erlaubt es Ihnen nun, Bestellmengen direkt in die Kalkulation einfließen zu lassen und somit die Preisberechnung noch präziser zu gestalten.
Die Angabe der Menge erfolgt in der Einheit des Artikels, wie beispielsweise “Verkaufseinheit”, “Flasche” oder “Liter”, und bietet die Möglichkeit, Staffelkonditionen auf Basis der Bestellmenge zu berücksichtigen. Bei der Angabe einer Menge im Rahmen der Kalkulation erfolgt eine automatische Berechnung der Staffelkonditionen, wobei die Bestellmenge gemäß den hinterlegten Umrechnungsfaktoren in die entsprechende Konditionseinheit umgerechnet und der daraus resultierende Konditionswert anschließend wieder in die Mengeneinheit des Artikels konvertiert wird.
Es kommt des Weiteren vor, dass Konditionen in einer Maßeinheit ausgehandelt werden, die nicht der Artikeleinheit entspricht – beispielsweise eine Vereinbarung von 3,50 Euro pro Palette, während der Artikel in Verkaufseinheiten geführt wird.
Um solche Vereinbarungen in der Berechnung zu berücksichtigen, hat BONSAI nun die Fähigkeit, diese Konditionen mittels Umrechnungsfaktoren in die Einheit des Artikels zu konvertieren und den entsprechenden Absolutbetrag direkt im Rahmen der Artikelpreiskalkulation (APK) abzuziehen.
Diese intelligente Lösung gewährleistet eine präzise und automatisierte Berücksichtigung aller Konditionsvereinbarungen, unabhängig von den ursprünglich verhandelten Einheiten.
Zuordnung von BONSAI-Benutzern zu Lieferanten
Ab sofort können verantwortliche Benutzer direkt einem Lieferanten über das Seiten-Panel „Verantwortliche Benutzer“ zugewiesen werden.
Diese Zuweisung ermöglicht nicht nur eine klar definierte Zuständigkeit innerhalb Ihres Teams, sondern aktiviert auch zusätzliche Funktionen, wie beispielsweise die Zuordnung von internen Unterschriften bei Verträgen.
Die jeweilige Verantwortung der Benutzer wird dabei global in der Administration definiert, wodurch ein hohes Maß an Flexibilität und Kontrolle gewährleistet wird. So können je Lieferant verschiedene Verantwortungen wie “Verhandlung”, “Abrechnung” oder “Umsatzmeldungen” an verschiedene BONSAI-User zugeordnet werden.
Zusätzlich bietet diese Neuerung die Möglichkeit, verantwortliche Benutzer automatisch als CC-Empfänger in Vertragskommunikationen einzubinden, sofern sie an der Vertragsart mit der entsprechenden „Verantwortung“ hinterlegt sind. Dies sorgt für eine verbesserte Kommunikation und Transparenz bei Vertragsangelegenheiten.
Darüber hinaus können bei der Erstellung von Verträgen, basierend auf in Vertragsvorlagen definierten „Verantwortungen“, verantwortliche Benutzer automatisch als Unterzeichner vorgeschlagen werden. Diese Funktion erleichtert die Einhaltung interner Richtlinien und stellt sicher, dass alle relevanten Parteien in den Prozess der Vertragsunterzeichnung einbezogen werden.
Verbesserungen Gutschriftserfassung
Um die Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit bei der Gutschriftserfassung in BONSAI weiter zu verbessern, haben wir zwei wesentliche Änderungen vorgenommen.
Das Belegdatum wird nun nicht mehr automatisch mit dem Erstellungsdatum vorbelegt, sondern muss vom Nutzer explizit eingetragen werden, um Fehleingaben zu vermeiden. Zudem wurde das Buchungsdatum von der Gutschriftsanzeige entfernt, da dieses normalerweise erst beim Erstellen des Berechnungslaufs festgelegt wird. Es wird initial mit dem Tagesdatum vorbelegt und kann vor der finalen Belegerstellung angepasst werden.
Zusätzlich wird bei manuellen Anpassungen des Bruttobetrags in einer Zeile nun die Abweichung zum errechneten Bruttobetrag angezeigt, was die Identifizierung von Korrekturbedarf, beispielsweise durch Rundungsabweichungen, erleichtert.
Bei Erfassung einer Gutschrift in BONSAI wird jetzt die eingegebene Gutschriftsnummer bereits bei der Eingabe auf Eindeutigkeit geprüft. Um die Eingabe und die Prüfung zu verbessern, wurde die Position der Felder „Lieferant „und „Gutschriftsnummer“ getauscht.
Zusätzlich kann die Länge der Gutschriftsnummer nun beim Speichern der Gutschrift validiert werden, damit Längenüberschreitungen in der Buchungsschnittstelle direkt bei der Erfassung vermieden werden können. Die Länge der Gutschriftsnummer ist je System einstellbar.
Organisationsstammdaten um Feld „SEPA-Sperre“ erweitert
Die Stammdaten von Organisationen in BONSAI wurden um ein wesentliches Feature erweitert: das Feld „SEPA Sperre“. Diese Funktion ermöglicht es, zu bestimmen, ob Überweisungsaufträge für bestimmte Firmen oder Betriebe generiert und über die SEPA-Schnittstelle exportiert werden sollen.
Ein gesetztes „Ja“ in der „SEPA Sperre“ verhindert den Export von Überweisungsaufträgen für den betreffenden Belegempfänger, was eine zusätzliche Kontrollebene im Zahlungsverkehr bietet und sicherstellt, dass Überweisungen nur an freigegebene Empfänger ausgeführt werden.
Quittierung und Erzeugung von Belegen mit Brutto-Summe von 0,00 Euro
In speziellen Fällen kommt es vor, dass ein Abrechnungs- oder Ausschüttungsbeleg in Summe einen Bruttobetrag von 0,00 Euro besitzt. Belege mit einer Brutto-Summe von 0,00 Euro werden üblicherweise automatisch unterdrückt.
Es gibt jedoch Anwendungsfälle, bei denen die Ergebnisse zu einem solchen Beleg quittiert und belastet werden sollen. Etwa wenn bereits abgerechnete Beträge von einer Kategorie auf eine andere umgebucht werden sollen, ohne dass sich der Gesamtbetrag ändert. Um solche Ergebnisse als abgerechnet oder belastet zu kennzeichnen, ermöglicht BONSAI jetzt die Konfiguration der Belegerstellung so, dass auch Belege mit einer Brutto-Summe von 0,00 Euro systematisch erzeugt werden.
Diese Belege erhalten eine interne Belegnummer und werden mit einer speziellen Versandart gekennzeichnet: „Interner Beleg – Kein Versand“. Zudem erfolgt keine Schnittstellen- sowie Belegnachverarbeitung für diese Belege, was eine klare und unkomplizierte Verwaltung ermöglicht.
Diese Funktionalität kann individuell für die Abrechnungs- (ABR) und/oder Ausschüttungsprozesse (AUS) aktiviert werden, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Einheitliche Darstellung der Versandinformation bei internen Belegen
Im Zuge der jüngsten Aktualisierungen haben wir die Darstellung und Handhabung des Belegversands harmonisiert, um die Transparenz innerhalb des Systems zu erhöhen. Insbesondere wurde die Versandart für interne Belege mit der Option „Interner Beleg – Kein Versand“ erweitert. Diese Anpassung sorgt dafür, dass bei internen Belegen, die ausschließlich zu Registrierungszwecken der Gutschrift in BONSAI verwendet werden und keinen tatsächlichen Versand vorsehen, die Checkbox „Erfolgreich versendet“ nicht aktiviert wird.
Dies trägt zu einer klaren Unterscheidung zwischen internen und externen Belegen bei und vermeidet Verwirrung hinsichtlich des Versandstatus.
Konditionen: Neuer Texttyp „Vertrag und Beleg“
Bei Konditionen wurde ein neuer Texttyp “Vertrag und Beleg” eingeführt. Damit kann ein Text gepflegt werden, der bei der Darstellung der Kondition sowohl in Verträgen als auch auf den Belegen angedruckt wird.
Ein derartiger Text muss nun also nicht mehr doppelt mit Texttyp “Vertrag” und Texttyp “Beleg” gepflegt werden.
Konfigurierbare Ermittlung des quotenrelevanten Umsatzes in der Planung
Im Planungsmodul ist es nun möglich, die Ermittlung des quotenrelevanten Umsatzes je Szenariotyp zu konfigurieren. Es können somit je Szenariotyp inhaltlich unterschiedliche Umsatzbasen und Lieferwege für die Ermittlung des quotenrelevanten Umsatzes herangezogen werden.
Administration: Deaktivieren von Einkaufsbereichen
Es besteht nun die Möglichkeit, Einkaufsbereiche als inaktiv zu kennzeichnen. Das Kennzeichen „Inaktiv“ ist bearbeitbar, sobald dem Benutzer die Berechtigung zur Deaktivierung von Einkaufsbereichen zugeordnet ist.
Ein Einkaufsbereich kann erst dann als inaktiv gekennzeichnet werden, wenn dieser keinem Lieferanten und keinem Benutzer zugeordnet ist.
Sobald ein Einkaufsbereich als inaktiv gekennzeichnet ist, wird dieser nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Geschäftsbereich Berechtigung an der Vertrags-Art
Um den Zugriff der Anwender auf spezifische Vertragsdokumente zu steuern, können nun an der Vertrags-Art Vertragsberechtigungen über die Zugehörigkeit von Geschäftsbereichen gesetzt werden. In der Vertragsliste werden nur jene Verträge angezeigt, auf welche der User Zugriff hat. Ebenso können nur für einen User berechtigte Vertrags-Vorlagen oder Vertrags-Arten bei der Erstellung eines Vertrages gewählt werden.
Diese Berechtigungen gelten auch für Konditionen, welche im Vertrag angezeigt werden. Sollte kein Geschäftsbereich gewählt sein, können alle Verträge gesehen werden.
Lieferanten-Quittiersperre für Abrechnung und Ausschüttung getrennt steuerbar
Ein Lieferant kann zur Quittierung gesperrt werden. Die Konditionen werden somit im Abrechnungs- bzw. Ausschüttungslauf mitberechnet, jedoch findet bei „Quittierung nach Kondition“ bei aktivierter Quittiersperre keine Quittierung, und somit keine Fakturierung statt.
Ab sofort kann nun vom Anwender gesteuert werden, ob die Quittiersperre nur in der Abrechnung, nur in der Ausschüttung, in beiden Fällen oder in keinem Fall wirken soll.
Dazu ein Hinweis: Die Quittiersperre-Ausschüttung findet bei Quittierung nach Organisation keine Anwendung.
Konditionsfreigabe: Eigene Änderungen freigeben
Bisher können Konditionen im Status „Freizugeben“ nicht freigegeben werden, wenn die letzte Änderung vom aktuellen User selbst durchgeführt wurde. Dies dient dazu, um bei der Freigabe ein 4-Augenprinzip sicher zu stellen.
In manchen Anwendungsfällen kann es aber auch notwendig sein, dass ein User Konditionen freigibt, nachdem er selbst noch Änderungen an der Kondition vorgenommen hat. Zu diesem Zweck wurde nun die neue Berechtigung „Kondition Freigabe: Eigene Änderungen freigeben“ eingeführt. Diese ermöglicht es ausgewählten Benutzern, Konditionen unabhängig vom letzten Änderungsuser freizugeben.
Diese neue Funktion ermöglicht es speziell berechtigten Benutzern, eine effizientere und dynamischere Arbeitsweise zu verfolgen, indem sie ihnen die Freiheit gibt, Konditionen auch nach eigenen Änderungen freizugeben.
Dies ist besonders in Situationen von Vorteil, in denen schnelle Anpassungen und Entscheidungen gefordert sind und eine zweite Prüfungsinstanz organisatorisch oder zeitlich nicht umsetzbar ist.
Buchungsdaten um die Eingabe eines Fälligkeitsdatums erweitert
Eine weitere wichtige Funktion wurde kürzlich in BONSAI bereitgestellt: die Möglichkeit zur Eingabe eines Fälligkeitsdatums direkt bei den Buchungsdaten in der Rechnungsstellerliste. Diese Neuerung bietet Ihnen eine zusätzliche Ebene der Steuerung, indem Sie das Fälligkeitsdatum für Abrechnungen und Ausschüttungen individuell festlegen können.
Das erfasste Fälligkeitsdatum wird auf den erstellten Belegen dargestellt und kann in die Buchungsschnittstelle mit übergeben werden.
Bei Verwendung des Moduls “Mahnwesen” wird das erfasste Fälligkeitsdatum zur Berechnung des erwarteten Zahlungseingangs und der Mahnfristen herangezogen.
Wenn Sie die genannten Features nutzen möchten, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren, laden wir Sie herzlich ein, sich mit Ihrem IBB Consultant in Verbindung zu setzen oder unser Support-Team zu kontaktieren.
