Update aus der BONSAI Welt (3/2024)
Ankündigung BONSAI Strategy Circle 2025
Wir freuen uns, Ihnen ankündigen zu dürfen, dass im Rahmen der proLogistik Expert Days im September 2025 wieder der BONSAI Strategy Circle für alle BONSAI Kunden und Interessenten stattfinden wird.
Die Veranstaltung bietet eine ideale Plattform, um sich über die neuesten Entwicklungen und Strategien im Konditionenmanagement auszutauschen. Der BONSAI Strategy Circle 2025 wird in Deutschland ausgerichtet, voraussichtlich in Dortmund.
Merken Sie sich diesen Termin vor und freuen Sie sich auf spannende Vorträge, Workshops und Networking-Möglichkeiten! Weitere Details folgen über unsere Aussendungen.
Produkt-News
BONSAI 14 Launch
Wir freuen uns, Ihnen das erste offizielle Release zu BONSAI „B14“ ankündigen zu können. Dieses BONSAI-Update beinhaltet zahlreiche Verbesserungen, die Ihre Arbeit mit BONSAI noch effizienter gestalten.
Das neue BONSAI Release „B14“ wurde speziell für die optimale Nutzung in der Cloud entwickelt und bietet entscheidende Vorteile bei der Performance, Sicherheit und Skalierbarkeit. Durch die direkte Integration in die BONSAI Cloud von IBB profitieren Sie von einer zukunftssicheren Infrastruktur, die nicht nur schnelle Updates und effizientere Wartung ermöglicht, sondern auch höchste Sicherheitsstandards erfüllt.
BONSAI 14 ermöglicht ein nahtloses Upgrade aus aktuellen BONSAI R13 Versionen: Alle bestehenden Daten werden vollständig übernommen, sodass der Umstieg reibungslos verläuft.
Gleichzeitig entlastet der Betrieb in der IBB Cloud Ihre internen IT-Ressourcen, da wir die komplette Wartung und Überwachung übernehmen. So können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir für eine stabile, sichere und leistungsstarke Umgebung sorgen. Die BONSAI Cloud gewährleistet zudem eine nahtlose Integration neuer Module und Funktionen, die mit „B14“ eingeführt werden, und bietet Ihnen maximale Flexibilität für künftige Erweiterungen.
Neue Funktionen in BONSAI 14:
Berechtigungsmanagement: Das Berechtigungsmanagement wurde optimiert und bietet nun bessere Kontrollmöglichkeiten auf Ebene der einzelnen Module und Berechtigungen. Wir empfehlen, die Rollen und Berechtigungen im System im Rahmen des Upgrades zu überprüfen und gegebenenfalls zu modernisieren.
Optimierte Konditionenpflege: Die Übersichtlichkeit zu einzelnen Konditionen wurde verbessert. Sie können nun etwa auch nach der Erstanlage die Konditionsart wechseln und einzelne Felder direkt bearbeiten, ohne in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.
Umsatzverwaltung und -analyse: Die manuelle Umsatzerfassung wurde signifikant verbessert und erleichtert den täglichen Arbeitsablauf.
Prüfung und Quittierung: Verbesserte Funktionen ermöglichen eine effizientere Prüfung und Quittierung Ihrer Bonusabrechnung.
Ein-Schritt-Berechnungslauf: Der Abschluss des Berechnungslaufs erfolgt jetzt in einem Schritt (Belegerstellung, Buchungsschnittstelle, Nachverarbeitung).
Vertragsmanagement: Die Bearbeitung von Verträgen wurde vereinfacht, inklusive der verbesserten Formatierung von Vertragstexten.
- Stammdatenmanagement: Diese Funktion steht nicht mehr nur Administratoren zur Verfügung, sondern kann jetzt breiter genutzt werden.
E-Rechnung aus BONSAI
Ab sofort steht die E-Rechnung gemäß dem ZUGFeRD-Standard in BONSAI für Abrechnungs- und Ausschüttungsprozesse zur Verfügung. Diese Erweiterung unterstützt Sie dabei, den gesetzlichen Anforderungen bereits ab 01.01.2025 gerecht zu werden und die Rechnungsprozesse sowie den Datenaustausch mit Ihren Geschäftspartnern weiter zu digitalisieren. Ab sofort ist die Funktion in der BONSAI Version 13.8.10.2 als Erweiterungsmodul für die Auslieferung auf Testsysteme verfügbar.
Die ZUGFeRD E-Rechnung entspricht dem in BONSAI grundsätzlich angewandten und bewährten Konzept, dass der rechtlich relevante Beleg durch das Deckblatt repräsentiert wird. Hier sind die steuerlichen Informationen (Netto-Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto-Betrag je Steuerart) sowie alle Formanforderungen an den Beleg (vollständige Sender- und Empfängerinformationen inkl. USt-Steuernummern) enthalten. Diese Informationen sind auch im strukturierten Teil der ZUGFeRD E-Rechnung enthalten. Die erklärende Aufschlüsselung des Beleganhangs bzw. der Anlage ist kein Teil des formellen Belegs und somit auch nicht Teil der strukturierten Daten der ZUGFeRD E-Rechnung.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung und Einrichtung der Voraussetzungen für die E-Rechnung in Ihrem BONSAI-System. Kontaktieren Sie uns, um die notwendigen Schritte zu besprechen und eine reibungslose Implementierung sicherzustellen.
NEUE FEATURES UND FUNKTIONEN IN BONSAI
BONSAI Partner Portal – Automatische Wiederholung der Erinnerung
Das BONSAI Partner Portal bietet eine weitere praktische Erweiterung für die Umsatzmeldungen: die automatische Wiederholung der Erinnerung. Nach der ersten Erinnerung im Umsatzmelde-Workflow wird nun automatisch in regelmäßigen, frei definierbaren Abständen eine weitere Erinnerung an den Empfänger gesendet, solange die Umsatzmeldung nicht abgeschlossen ist. Die wiederholte Erinnerung wird im gleichen E-Mail-Format wie die erste versandt und läuft so lange weiter, bis die Umsatzmeldung abgegeben oder der Vorgang manuell auf „Erledigt“ gesetzt wird. Diese Funktion hilft Ihnen, Umsatzdaten schneller zu erhalten und dadurch eine höhere Aktualität der Daten sicherzustellen, ein Vorteil für nachgelagerte Prozesse wie Bonusberechnungen.
Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten, wenden Sie sich gerne an Ihre IBB-Ansprechperson.
BONSAI Partner Portal – Verschiedene E-Mail-Absender konfigurierbar
Für jedes Modul im BONSAI Partner Portal:
- Anforderung von Umsatzmeldungen,
- Digitale Vertragsannahme sowie
- Lieferanten-Workflows
lassen sich nun individuelle Mailserverkonfigurationen und somit verschiedene Absender-Adressen hinterlegen. Somit können Sie die Rückläufer aus versandten E-Mails bzw. die Antwortadressen je Prozess anpassen.
Die bisher eingerichteten Mailserver werden als Standard für alle Module weiter angewandt
Simulation und Vergleich von Artikelpreiskalkulationen
Mit einer neuen Funktion in der Artikelpreiskalkulation bietet BONSAI nun die Möglichkeit, mehrere Kalkulationen gleichzeitig durchzuführen und zu vergleichen. Dieser Vergleich kann sowohl auf Basis bestehender oder Vorjahres-Preise als auch mit neuen Preisen erfolgen. Dazu wurde eine Import-Funktion eingeführt, mit der Artikelpreise für die Kalkulation hochgeladen und automatisch mit den in BONSAI vorhandenen Artikeln abgeglichen werden. Falls ein Artikel nicht gefunden wird, können Nutzer im Interface manuell einen Vergleichsartikel auswählen, auf dessen Basis die Berechnung erfolgt.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, nach dem Import die Mengen entweder aus der Import-Datei zu übernehmen oder durch Auswahl eines Zeitraums und relevanter Umsatzbasen direkt aus BONSAI zu ziehen. Diese Mengen werden im User-Interface angezeigt und können vor der finalen Verarbeitung angepasst werden.
Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, Artikelpreiskalkulationen zu simulieren. Sie können bestehende Artikelpreiskalkulations-Schemata in einem Planungsszenario übernehmen und anpassen, ohne das produktiv verwendete Schema zu beeinflussen. Die Berechnung basiert auf den hinterlegten Planumsätzen, dem Plan-Schema (oder dem Echt-Schema, falls kein Plan-Schema existiert) sowie dem definierten Artikelpreis. Für diese Simulation wurde ein separates Eingabefeld für geplante Preise geschaffen, das eine flexible Berechnung ermöglicht.
Diese neuen Funktionen erleichtern Ihnen den Vergleich und die Simulation verschiedener Preisszenarien und unterstützen Sie dabei, fundierte Entscheidungen auf Basis detaillierter Daten zu treffen.
Bei Interesse an einer näheren Einführung oder Aktivierung dieser Features stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Automatische Vorbelegung der „Umlage“ in der Konditionenpflege
Bei aktiver Artikelpreiskalkulation bzw. 3x-Net-Kalkulation wird die Umlage bei der Umsatzeinschränkung von Konditionen automatisch vorbelegt.
Diese neue Funktion im BONSAI-System erleichtert ab sofort die fehlerfreie Konditionenpflege bei aktivierter Artikelpreiskalkulation. So wird die Umlage bei der Umsatzeinschränkung von Konditionen automatisch vorbelegt, sofern dies vorgegeben ist. Dies erfolgt bei Konditionen, zu denen eine Umlage erforderlich ist, z.B. bei Fixbeträgen, welche im Rahmen der Artikelpreiskalkulation umgelegt werden müssen, sofern der Konditionswert in Währung angegeben ist. Diese Automatisierung spart Ihnen wertvolle Zeit und sorgt für eine fehlerfreie Verteilung von Konditionswerten bei der Preisermittlung.
Neue Filter- und Sortierfunktionen in der Vertragsliste
Die Vertragsliste im BONSAI-System wurde um eine nützliche Funktion erweitert: Ab sofort wird in einer neuen Spalte das Datum der letzten Statusänderung eines Vertrags angezeigt. Dadurch können Sie einfach nachvollziehen, wann ein bestimmter Vertragsstatus gesetzt wurde.
Zusätzlich lässt sich die Vertragsliste nun nach diesem Änderungsdatum sortieren und mit dem neuen Filter „Statusänderung“ gezielt durchsuchen. Diese Erweiterung erleichtert es Ihnen beispielsweise, Verträge mit dem Status „Warten auf Unterschrift“ zu identifizieren und das Versanddatum direkt im Blick zu behalten.
Mit dieser Funktion erhalten Sie noch mehr Kontrolle und Übersicht über Ihre Vertragsprozesse.
Optimierung der SEPA-Schnittstelle für die Ausschüttung
Im Rahmen der Überweisungslogik für Ausschüttungen wurde die SEPA-Schnittstelle im BONSAI-System weiter verbessert. Ab sofort können Belege aus abgeschlossenen Ausschüttungsläufen nur noch einmalig bei der Berechnung des Überweisungsbetrages berücksichtigt werden.
Sollten zwei Ausschüttungsläufe zeitgleich aktiv sein, wird der Überweisungsbetrag in dem Lauf berücksichtigt, dessen Belegerstellung zuerst durchgeführt wurde – ob als endgültige Version oder Vorschau. Im zweiten Lauf wird im Protokoll klar vermerkt, dass die betreffenden Belege bereits in einem vorherigen Lauf erfasst wurden und daher bei der aktuellen Berechnung nicht mehr einbezogen werden.
Diese neue Warnfunktion sorgt für eine transparente und fehlerfreie Berechnung und verhindert die doppelte Erfassung von Belegen, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Ausschüttungsprozesse weiter erhöht.
Speicherung externer Sortimentsnummern in den Artikelstammdaten
Mit der neuesten Erweiterung im BONSAI-System ist es jetzt möglich, externe Sortimentsnummern direkt im Stammdatensatz eines Artikels im neuen Panel „Externe Sortiments-Nummer“ zu erfassen und anzuzeigen. Diese Option muss zunächst in der Systemkonfiguration aktiviert werden und bietet dann unterschiedliche Pflegemöglichkeiten, je nach Parametrisierung des Systems.
Wenn Sortimentsartikel im BONSAI-System lieferantenabhängig verwaltet werden, können externe Sortimentsnummern nur für den entsprechenden Lieferanten angelegt werden. Ist die Zuordnung zum Lieferanten optional, lässt sich pro externer Sortimentsnummer zusätzlich ein Lieferant definieren. Es kann außerdem festgelegt werden, ob die Sortimentsnummern für den Lieferanten allgemeingültig sind oder je Firma und Betrieb individuell erfasst werden müssen.
Diese Funktion erleichtert die Verwaltung externer Artikelnummern und sorgt für eine noch präzisere und flexible Sortimentssteuerung im BONSAI-System.
Neue Filterfunktionen für präzisere Sortimentssuche in BONSAI
Die Filterfunktion in den Konditionenlisten wurde im BONSAI-System grundlegend verbessert. Anstelle des bisherigen Filters „Sortimente“, der nur eine eingeschränkte Suche über Teilumsätze, Sortimentsgruppen und Sortimentartikel ermöglichte, stehen nun separate Filter zur Verfügung.
Die neuen Filter „Teilumsätze“, „Sortimentsgruppen“ und „Sortimentartikel“ bieten Ihnen eine detaillierte Suchmöglichkeit, da sie spezifische Einschränkungen auf die jeweiligen Felder des entsprechenden Sortimentstyps erlauben. Damit können Sie gezielter und effizienter nach Sortimenten suchen und Ihre Daten besser verwalten.
Diese Optimierung unterstützt Sie dabei, noch schneller und präziser die gewünschten Informationen in Ihren Konditionenlisten zu finden.
Wenn Sie die genannten Features nutzen möchten, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren, laden wir Sie herzlich ein, sich mit Ihrem IBB Consultant in Verbindung zu setzen oder unser Support-Team zu kontaktieren.
Wir stehen bereit, um Sie bei der Aktivierung und Konfiguration dieser Funktion zu unterstützen und Ihnen dabei zu helfen, das volle Potenzial von BONSAI in Ihrem Konditionenmanagement auszuschöpfen.
