Update aus der BONSAI Welt (2/2024)
Veranstaltungen
ServiCon Future Campus “Kommunikation”
Am 11. Juni nehmen wir am ServiCon Future Campus “Kommunikation” in Köln teil. Zusammen mit Kommunikationsexpert:innen aus dem kooperierenden Mittelstand werden dort die aktuellen PR- und Marketing-Trends, neuesten Entwicklungen und Herausforderungen für den Mittelstand unter die Lupe genommen.
Hier finden Sie alle wichtigen Informationen und können sich direkt anmelden:
GWS Branchentage 2024
Gemeinsam mit der proLogistik dürfen wir vom 17. – 20. Juni auf den GWS Branchentagen in Münster vertreten sein. Die Branchentage sprechen Kunden aus Raiffeisen- & Agrarhandel, Lebensmittelgroßhandel, Baustoff- und Technischer Handel sowie Sanitär-Heizung-Klima an. Wir freuen uns auf einen Austausch mit unseren Partner-Unternehmen und Kunden.
Weitere Informationen unter:
gws.ms/gws-branchentage-2024/
Produktnews
Pflicht zur E-Rechnung betrifft auch Bonusabrechnung
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich in Kraft. Auch Bonusabrechnungen an Lieferanten und Bonusgutschriften an Anschlusshäuser sind von dieser neuen Regelung betroffen.
So müssen auch Belastungsanzeigen oder Rechnungen an Lieferanten für nachträgliche Vergütungen, Werbekostenzuschüsse oder Verkaufsförderungen sowie die Gutschriften an Anschlusshäuser im Rahmen der Bonusausschüttung den neuen rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen.
Ab 2025 gelten für die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich Übergangsfristen, welche eine schrittweise Umstellung ermöglichen:
- ab 01.01.2025:
Unternehmen müssen E-Rechnungen akzeptieren, ohne dass eine spezielle Zustimmung zum Empfang in diesem Format erforderlich ist. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben jedoch bis zum 31.12.2026 zulässig. Die Zustellung einer einfachen PDF-Rechnung per E-Mail erfordert dabei aber die Zustimmung des Empfängers. - ab 01.01.2027:
Eine „echte“ E-Rechnungspflicht tritt in Kraft, die besagt, dass nur noch elektronische Rechnungen versendet werden dürfen.
Die Lösung umfasst dabei die Implementierung des ZUGFeRD 2.2-Formats in BONSAI. Dabei erfolgt die Steuerung des Rechnungsformats je Empfänger, dies stellt die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Lösung sicher. Folgende Vorteile ergeben sich aus diesem Ansatz:
- E-Mail-Versand:
Die elektronische Rechnung (ZUGFeRD 2.2 PDF-Datei) kann einfach per E-Mail versendet werden, das vereinfacht und beschleunigt den Abrechnungsprozess. - Rechtskonformität:
Ab 2025 ist keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich, um E-Rechnungen zu akzeptieren, somit ist die Compliance für die Belegübertragung sichergestellt. - Lesbarkeit:
Auch ohne Verarbeitung des eingebetteten Factur-X-Teils der E-Rechnung kann das PDF gelesen werden, was die Handhabung der Rechnungen für alle Beteiligten vereinfacht.
BONSAI-OPI in Microsoft Power-BI
Das BONSAI Open Interface (OPI) ist eine langjährig bewährte Schnittstelle, um alle Daten aus BONSAI in die hauseigenen Business Intelligence Prozesse einzubinden.
Um den Einstieg in die Bereitstellung und Auswertung der BONSAI-Daten zu vereinfachen, haben wir gemeinsam mit einem Partnerunternehmen eine Integration des BONSAI-OPI in Microsoft Power-BI umgesetzt. Dabei wurde nicht nur die technische Einbindung realisiert, sondern auch erste repräsentative Dashboards und Auswertungen umgesetzt. Gerne stehen wir Ihnen für eine Demo der BONSAI-Power-BI Integration zur Verfügung, kontaktieren Sie uns gerne dazu.
Integration der proLogistik Archivlösung „active archive / DMS“
Auch elektronische Daten müssen rechts- und revisionssicher aufbewahrt werden, damit im Falle einer Nachfrage problemlos darauf zugegriffen werden kann. Genau das ermöglicht „active archive / DMS“.
Die durchdachte Archiv-Software übernimmt zuverlässig alle Schritte, die für eine Archivierung notwendig sind – von der fristgerechten Speicherung und Aufbewahrung der Daten bis hin zur ausgesprochen komfortablen Recherchefunktion.
Sofern neben dem BONSAI System eine Archivlösung zur Beleg- und Vertragsablage erforderlich ist, können wir Ihnen diese integrierte Lösung anbieten. Gerne stellen wir einen Kontakt zu den Experten für Archivierung bei proLogistik her.
Neue Funktionen und Features in den aktuellen BONSAI Releases
Gutschriftserfassung – Voreinstellungen für den Berechnungslauf
In der aktuellen BONSAI-Version wurden mehrere neue Funktionen und Verbesserungen an der Gutschriftserfassung umgesetzt, die den Abrechnungsprozess und die Benutzerfreundlichkeit optimieren:
Voreinstellungen für den Berechnungslauf auf Gutschriften
Die Belegtextart kann nun bereits bei der Erstellung der Gutschrift vorerfasst werden, um Zwischenabrechnungen von Endabrechnungen besser zu unterscheiden. Zudem ist die Option „Konditionen endabrechnen“ direkt auf der Gutschrift verfügbar und kann in den Filtern der Gutschriftsliste verwendet werden. Änderungen dieser Optionen im Dialog „Verrechnen“ werden sowohl im Berechnungslauf als auch auf der Gutschrift gespeichert.
Mehrere Abrechnungszeiträume zuordnen
Es ist jetzt möglich, einer Gutschrift mehrere Abrechnungszeiträume zuzuordnen. Anstatt zwei separate Felder für Abrechnungszeitraum und Zeitraumtyp zu verwenden, gibt es nun ein einzelnes Feld für die Mehrfachauswahl von Abrechnungszeiträumen. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt dafür, dass der Umsatz für alle ausgewählten Perioden in der Bewertung berücksichtigt wird.
Weitere Verbesserungen:
- Das Belegdatum darf nun maximal das aktuelle Tagesdatum sein, um Fehleingaben zu verhindern.
- Ein neuer Filter „Hat Konditionen“ wurde bei der Lieferantenauswahl hinzugefügt, der die Liste auf Lieferanten mit bestehenden Konditionen einschränkt.
- Bei der Konditionsauswahl gibt es nun die Möglichkeit, alle gefilterten Ergebnisse mit einem einzigen Klick in die Gutschrift zu übernehmen.
Diese neuen Funktionen und Verbesserungen tragen zu einer effizienteren und fehlerfreien Gutschriftserfassung bei und bieten den Nutzern von BONSAI mehr Flexibilität und Kontrolle über den Erfassungsprozess.
Erweiterung der Massenänderung von Konditionsdaten
Die Massenänderung von Konditionen in BONSAI wurde erheblich erweitert. Nutzer können nun das Feld „Konditionswert“ ändern, sofern die Konditionenliste auf eine spezifische Gattung und Art eingeschränkt ist. Ähnliche Bedingungen gelten für die Felder „Teilerwert“ und „Mengeneinheit“.
Der Konditionsname und Konditionstexte können ohne Einschränkungen geändert werden, wobei ein bestimmter Texttyp ausgewählt werden muss. Zudem können Maßnahmen hinzugefügt oder entfernt werden, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Schließlich ist das Stornieren von Konditionen über die Massenänderung möglich, sofern für die ausgewählten Konditionen kein aktives Abrechnungsergebnis vorliegt.
Separate Mengenumrechnung
Es ist jetzt möglich, für die Staffelerreichung bei Teiler-Staffeln mit Staffelwert-Typ “Menge” eine Mengeneinheit anzugeben, die unabhängig von der Mengeneinheit für den Konditionswert ist.
Beispiel:
- ab 5,0 Paletten erhält man 0,01 EUR pro Verpackungseinheit
- ab 10,0 Paletten erhält man 0,02 EUR pro Verpackungseinheit
Die zusätzliche Mengeneinheit wird im Feld „Abweichende Mengeneinheit Zählwert“ eingegeben, wenn dies aktiviert ist. Dann wird das Feld „Mengeneinheiten” als „Mengeneinheit Bezugswert“ bezeichnet. Das Feld „Abweichende Mengeneinheit Zählwert“ ist nur optional zu pflegen. Das heißt, wenn keine Einheit eingetragen ist, gilt die Einheit aus Feld „Mengeneinheit Bezugswert“.
Planung- und Simulation
In BONSAI wurden die Module zur Planung und Simulation von Konditionen erweitert. Bei der Planung können nun Bonusschlüssel und Abrechnungsarten in Plankonditionen ausgewählt werden, sofern diese Optionen aktiviert sind. Das Änderungsprotokoll zur Planung zeigt jetzt auch gelöschte Konditionen auf beiden Seiten an.
In der Simulation ist die Laufzeit von Simulationskonditionen editierbar, und Zusatzdaten können bei Simulationskonditionen gepflegt und bearbeitet werden.
Diese Änderungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Planungs- und Simulationsprozesse.
Vertragsablage in Dokumentenmanagementsystemen
Mit den neuesten Updates in BONSAI können erstellte Verträge aus dem Modul „Vertragsmanagement“ an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben werden. In der Vertragsart gibt es zwei neue Optionen, wenn die Archivierung aktiviert wird: die Erstellung einer IDX-Datei und einer RDY-Datei. Die IDX-Datei enthält Metadaten zum Vertrag und kann in verschiedenen Formaten wie .xml oder .idx erstellt werden. Die RDY-Datei ist eine leere Datei, die dem DMS-System signalisiert, dass die zugehörigen PDF- und IDX-Dateien bereit zur Abholung sind. Die Metadaten müssen vorab für das jeweilige DMS-System abgestimmt und von IBB umgesetzt werden.
SEPA-Überweisung für Ausschüttungen
Mit der neuen Überweisungslogik für Ausschüttungen wird bei der Erstellung von Ausschüttungsbelegen ein Überweisungsbetrag für den Export in eine SEPA-Schnittstelle ermittelt.
Dieser Betrag kann vom Belegbetrag abweichen, wenn für den Empfänger bereits Belege aus früheren Läufen vorliegen, die noch nicht überwiesen wurden oder wenn für den Empfänger auch Belastungen aus anderen Belegen vorliegen. In solchen Fällen wird der Überweisungsbetrag angepasst.
Ist der Betrag insgesamt positiv, wird ein Überweisungsauftrag erteilt und die betroffenen Belege erhalten den Status „Erteilt“. Bei einer SEPA-Sperre oder negativem Betrag erfolgt keine Überweisung und die Belege erhalten den Status „Nicht erteilt“.
Reporting – Datumsauswahl bei Faktura-Berichten
Für die Faktura-Berichte steht jetzt ein Auswahlfeld für die Datumsauwahl zur Verfügung. Damit kann festgelegt werden, ob mit den Feldern “Faktura von” und “Faktura bis” das Belegdatum, das Buchungsdatum oder das Erstellungsdatum für die Einschränkung verwendet wird.
Dies betrifft die Reports „Faktura“, „Faktura je Betrieb“, „Faktura mit Zahlungseingang“, „Faktura Ausschüttung“ und „Faktura Ausschüttung mit Zahlungseingang“.
Webservice für Eingangsschnittstellen
Es ist nun möglich, ergänzend zu den regulären und manuellen Datenimport-Schnittstellen die Stammdaten, Umsatzdaten sowie Konditionen, auch über ein REST-API an BONSAI zu übergeben. Das Format je Datensatz entspricht dabei 1:1 dem für die bisherigen Schnittstellen definierten Format.
Wenn Sie die genannten Features nutzen möchten, um Ihre Prozesse weiter zu optimieren, laden wir Sie herzlich ein, sich mit Ihrem IBB Consultant in Verbindung zu setzen oder unser Support-Team zu kontaktieren.
