Konditionen aus Planungsszenarien direkt übernehmen – neue Funktion in BONSAI B14

Mit dem aktuellen Release der Version B14 bietet BONSAI die Möglichkeit, geplante Konditionen aus einem Planungs-Szenario gezielt in das System zu übernehmen. Die Funktion richtet sich an Anwender, die Konditionsänderungen im Rahmen der Jahresplanung vornehmen und anschließend zur operativen Abrechnung überführen möchten.

Dabei werden Simulationskonditionen vom Typ „geplant“ geprüft und – sofern die Voraussetzungen erfüllt sind – auf reale Konditionen im Jahr des Planungs-Szenarios übertragen. Existiert für eine geplante Änderung bereits eine Folgekondition durch den Jahreswechsel, wird diese aktualisiert. Andernfalls wird der Jahreswechsel automatisch durchgeführt oder eine neue Kondition im Zieljahr angelegt. Auch Simulationen ohne Ursprungskondition, etwa bei neu geplanten Vereinbarungen, werden berücksichtigt.

Der gesamte Prozess ist protokolliert und direkt in der Planungsansicht einsehbar. Damit steht eine transparente und nachvollziehbare Möglichkeit zur Verfügung, geplante Maßnahmen aus der Planung strukturiert umzusetzen.

Automatisierte Erstellung von Benutzer-Aufgaben bei Status-Änderung des Vertrags

Zur besseren internen Nachverfolgung kann bei einem Vertragsstatuswechsel nun automatisch eine Aufgabe für die in den Lieferantenstammdaten hinterlegte, interne Ansprechperson angelegt werden.

Die Konfiguration erfolgt im Menüpunkt „Vertrags-Status“ in der Administration und ermöglicht eine gezielte Steuerung von Aufgaben je nach Status.

So kann beispielsweise beim Wechsel in den Status „zur Freigabe“ oder „zur internen Unterschrift“ automatisch eine Aufgabe an den internen Verantwortlichen vergeben werden, um die Vertragsfreigabe zeitnah durchzuführen. Auf diese Weise wird die Einhaltung interner Freigabeprozesse systemseitig unterstützt.

Erweiterungen für die Vertragserstellung

Mit der aktuellen Version wurden zwei Funktionen zur flexibleren Vertragsgestaltung ergänzt. Zum einen können Verträge nun um mehrere Neben-Lieferanten ergänzt werden. Diese werden im Vertrag angezeigt, haben jedoch keine Auswirkung auf die Konditionslogik. Die Pflege erfolgt direkt bei der Vertragserstellung oder nachträglich in den Stammdaten.

Zum anderen kann nun auf Ebene der Vertrags-Art definiert werden, ob bestimmte Zusatzdaten von Konditionen standardmäßig im Vertrag angezeigt werden sollen. Diese Vorbelegung erleichtert die Arbeit bei der Vertragserstellung und bleibt pro Zusatzdaten-Gruppe weiterhin individuell anpassbar.

Mehrsprachige Bezeichnung von Konditionen

Ab sofort kann für alle Konditionsarten ein „externer Name“ gepflegt und in mehrere Sprachen übersetzt werden. Diese Möglichkeit bestand bisher ausschließlich für Ausschüttungskonditionen und steht nun systemweit zur Verfügung.

Die Übersetzungen des externen Namens können bei der Erstellung von Verträgen oder Belegen automatisch in der jeweiligen Sprache angezeigt werden.

So lassen sich Konditionen auch in internationalen Dokumenten einheitlich und verständlich darstellen.

Planung mit Nebenlieferanten: differenzierte Umsatzdarstellung

Bei der Arbeit mit Planungsszenarien, in denen Nebenlieferanten verwendet werden, kann die Option „Gesamtumsatz-Berechnung inkl. Nebenlieferanten“ nun gezielt deaktiviert werden.

In diesem Fall gelten die Konditionsquoten der Nebenlieferanten ausschließlich für deren eigene Umsätze.

Die Darstellung in der Konditionsansicht sowie die Netto-Netto-Berechnung erfolgt dann separat für jeden Lieferanten – Haupt- und Nebenlieferanten werden jeweils unabhängig voneinander betrachtet. Dies schafft mehr Transparenz bei der Planung differenzierter Lieferantenbeziehungen.

Vereinfachung der Steuerung für Buchungskonten

Zur besseren Steuerung der Ertrags- und MwSt-Konten wurde ein neues Feld „Inaktiv“ eingeführt.

Dieses kann direkt im Kontendatensatz gesetzt werden und dient der Kennzeichnung nicht mehr verwendeter Konten.

In der Kontenliste ist das Feld als eigene Spalte sichtbar und steht auch als Filterkriterium zur Verfügung. Über die Funktion zur Massenänderung lassen sich mehrere Konten gleichzeitig aktualisieren.

Bei der automatischen Kontenzuordnung – etwa im Rahmen von Konditionsabrechnungen – werden nur noch aktive Konten berücksichtigt. So wird sichergestellt, dass inaktive Konten nicht mehr versehentlich verwendet werden.

Ertragskontenfindung ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer

Die Ertragskontenfindung kann nun systemweit so konfiguriert werden, dass das Feld „MwSt-Extern“ bei der Auswahl geeigneter Konten nicht mehr berücksichtigt wird.

Ist diese Einstellung aktiv, bleibt das Feld zwar sichtbar, kann aber nicht mehr bearbeitet werden. Ein vorhandener Wert wird lediglich lesend angezeigt.

Die automatische Kontensuche bezieht sich ausschließlich auf die übrigen Kriterien und erlaubt so mehr Flexibilität bei der Zuordnung geeigneter Konten. Diese Anpassung wirkt sich auf alle Prozesse aus, in denen die automatische Ermittlung von Ertragskonten verwendet wird.

Neue Steuerung der Zahlungsart in E-Rechnungsdaten

Im Rahmen der E-Rechnung können strukturierte Zahlungsdaten nun differenzierter gesteuert werden. Über die BONSAI Abrechnungsart lässt sich festlegen, welche Zahlungsart in den strukturierten Daten übergeben werden soll.

Standardmäßig ist jede Abrechnungsart mit der Zahlungsart „42 | Zahlung auf Bankkonto“ vorbelegt. Diese wird auch verwendet, wenn keine spezifische E-Rechnungs-Zahlungsart hinterlegt ist.

Zusätzlich steuert die gewählte Zahlungsart, ob die Bankdaten des Rechnungsstellers mitübermittelt werden – beispielsweise ist dies bei den Zahlungsarten „30 | Lastschrift“ und „58 | Kreditkarte“ erforderlich.

Die neue Funktion sorgt für mehr Flexibilität und Genauigkeit bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen.